Über 300 Erasmus+-Bewerbungen pro Durchgang. Vom Einmalcode bis zum fertigen Vertrag.
BBS Friesoythe · Erasmus+-Portal · 2026
- Bewerbungen in einem Durchgang
- 300+
- Zielländer mit 21 Zeiträumen
- 8
- Dokumentarten automatisch erzeugt
- 5
- Passwörter für Schülerinnen und Schüler
- 0
Ausgangslage
Hunderte Bewerbungen pro Durchgang, jede mit Unterlagen, Einwilligungen und zwei Unterschriften. Dazu Förderung, Länder, Zeiträume, Praktikumsbetriebe und Listen für Partner, Reisebüros und die EU. Das alles sollte an einem Ort zusammenlaufen.
Lösung
Ich habe ein Portal mit zwei Seiten entwickelt: Schülerinnen und Schüler bewerben sich selbst und unterschreiben elektronisch, Lehrkräfte wählen aus, planen und erzeugen alle Dokumente mit einem Klick.
Ergebnis
Die Schule organisiert jeden Erasmus+-Durchgang in einem eigenen Portal. Verträge, Bestätigungen und Listen schreibt niemand mehr von Hand.
- Schülerportal
- Lehrerverwaltung
- Elektronische Unterschrift
- Word-, PDF- und Excel-Export
- Hosting
Was die Software kann
01
Bewerben ohne Papierstapel
Schülerinnen und Schüler melden sich mit einem Einmalcode an ihre Schul-E-Mail an, ganz ohne Passwort. Die Bewerbung führt in zehn Abschnitten zum Ziel, mit Fortschrittsanzeige und Bewerbungsfrist.
- Anmeldung per Einmalcode, nur zehn Minuten gültig
- Lebenslauf, Motivationsschreiben, Ausweis und Passfoto direkt hochladen
- Einwilligungen mit elektronischer Unterschrift von Schüler:in und Erziehungsberechtigten
- Die Praktikumsregeln lassen sich erst bestätigen, wenn sie aufgeklappt und gelesen wurden
02
Auswahl mit einem Klick
Lehrkräfte sehen jede Bewerbung mit allen Unterlagen und Unterschriften auf einer Seite und geben direkt die Zusage. Den Förderanspruch rechnet die Software nach den hinterlegten Fördersätzen selbst aus.
- Status jeder Bewerbung auf einen Blick, vom Entwurf bis zur Zusage
- Unterlagen und Unterschriften vollständig geprüft, bevor entschieden wird
- Förderung je Zielland, aufgeteilt in Reise und individuelle Unterstützung
- Schulisch organisierte und selbstorganisierte Praktika getrennt
03
Länder, Zeiträume und Betriebe planen
Jeder Durchgang hat seine Zielländer mit eigenen Zeiträumen. Schülerinnen und Schüler werden direkt einem Zeitraum zugeteilt, und die Partner vor Ort tragen ihre Praktikumsbetriebe selbst ein.
- Alle Zielländer mit ihren Zeiträumen und Schülern auf einer Seite
- Zuteilung mit einem Klick, offene Bewerbungen immer im Blick
- Englische Excel-Liste je Land, in die Partner ihre Betriebe eintragen
- Wünsche zu Land, Dauer und Partner als Klassenliste für die Planung
04
Dokumente und Listen auf Knopfdruck
Was sonst viel Handarbeit in Word und Excel bedeutet, erzeugt die Software selbst, mit Unterschrift und Stempel der Schule schon eingesetzt.
- Teilnehmendenverträge als Word und PDF, fertig zum Ausdrucken und Unterschreiben
- Bestätigungen des Lernaufenthalts und Green-Travel-Erklärungen je Land
- Lebensläufe und Motivationsschreiben je Land als ZIP für die Praktikumsbetriebe
- Excel-Listen für Reisebüros und Partner und der Import ins EU Beneficiary Module
Nachweisbare Unterschriften
Jede elektronische Unterschrift wird mit Zeitstempel und Prüfsumme gespeichert und lässt sich als Nachweis exportieren.
Geschützte Daten
Eigene Konten für jede Lehrkraft, ein Protokoll für Anmeldungen und Exporte und ein verschlüsselter Datenexport.
Ein Portal je Durchgang
Jeder Erasmus+-Durchgang bekommt sein eigenes Portal, etwa für den Sommer und den Winter.
Entwicklung und Betrieb
Ich habe die Software entwickelt und betreibe sie auch. Updates, Hosting und Ansprechpartner kommen aus einer Hand.
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